MVPs powered by Airtable
De cómo Airtable cambió el juego para las startups (y PYMEs!)
Si usted es informático, probablemente pensará que crear una base de datos de clientes es pan comido. Uno o dos días de programación y listo. PERO, si usted no lo es, puede ser que ese sea el comienzo de un dolor de cabeza de buscar proveedor, requerimientos, diseño, gastos, crearse cuentas en AWS y cosas raras, etc.
Airtable es un Excel con esteroides. Y aquí voy a enseñarles cómo lo pueden utilizar para volar a la hora de crear MVPs, enfocándose en lo importante: validar hipótesis de negocio, y no en dónde hospedar un software.
Inclusive, si usted es un founder técnico, como yo, va a encontrarle valor a esta herramienta, si es bien usada.
El principio básico de Airtable es el de bases (Base, en inglés). Visualmente, un Base es un archivo de Excel con múltiples pestañas (Sheets, en inglés).
Pongamos un ejemplo práctico para demostrar lo útil que esta herramienta es.
En los sistemas informáticos es común necesitar gestionar listas. Listas de clientes, listas de productos, listas de proveedores, etc. Una lista implica una serie de acciones comunes:
Crear un registro.
Eliminar un registro.
Editar un registro.
Pero también implica asociar esos registros con otros registros. Por ejemplo, asociar un cliente a un pago.
Si sumamos todos los componentes tecnológicos que hacer eso implica y lo multiplicamos por la cantidad de capas que el sistema informático requiere, la suma resulta en un stopper para muchos founders.
Un MVP no debe ser una aplicación móvil o web completamente lista, puede ser un servicio reducido de lo que su visión pinta. Mientras resuelva al cliente, usted podrá avanzar al siguiente paso.
Para esto, como muchos startup founders exitosos, tales como Ryan Hoover y Patrick Collison, dicen: “debemos hacer cosas que no escalan”.
Usted puede llevar sus registros de información en Airtable y brindarle el servicio a través de correo, en persona o por WhatsApp (más adelante haré una entrada de cómo le hicimos en NeoClinic para apalancarnos en WhatsApp para atender decenas de clientes al mismo tiempo, sin perder el pelo).
No le tenga miedo a hacer cosas que no escalan. Claro que tener una persona contestando WhatsApp o enviando un correo diario es inviable, pero de ¿qué sirve invertirle $10,000 si al final resulta que nadie quiere comprar su servicio? Mejor darse cuenta habiendo invertido 1 día de costo hundido (sus horas de trabajo).
Para ingresar a Airtable, solo va a airtable.com y se crea una cuenta gratuita.
Crear una base es sumamente simple. Usted le da click a “Crear Base”, le pone un nombre y la configura como si fuera un Microsoft Excel o un Google Sheets.
Airtable viene con plantillas, pero eso se lo dejo a usted para que las explore y vea si le sirven.
En una Base, la primer columna es el identificador de su lista. Cada columna tiene tipos y voy a enseñarle unos trucos que me sirvieron a mí y que aprendí the hard way.
¿Qué tal si el nombre del cliente no es suficiente? ¿Qué tal si para ubicarnos necesitamos el ID y el nombre, para hacer más fácil el manejar la tabla?
Puede crear una columna llamada ID y otra llamada Name, y que la columna identificadora de la lista sea una formula que las unifica. Así:
Primero crea las columnas de Name y Gov ID.
Ahora a la columna ID, le vamos a cambiar el tipo.
Dele doble clic al nombre de la columna y busque el tipo Fórmula.
Ahí, como si fuera Excel o Sheets, agregue esta formula (CONCATENATE({Gov ID}," - ",Name)):
Le da Save y voilà.
¿Porqué es importante identificar fácilmente un registro por una columna única?
Porque el siguiente paso lógico es consumir esa lista en algo, por ejemplo, una lista de pagos.
Creemos otro Tab en la Base dando clic al botón de más:
Le ponemos de nombre “Payments” y empezamos a configurar la tabla así (explore los diferentes tipos de datos disponibles):
Ahora, ¿cómo llevamos control de quién hizo qué pago? Asociando esta lista a la lista de clientes.
Creemos una columna nueva y le va a poner tipo “Link to another record”.
Seleccione la otra lista “Customers” y listo.
Aquí es lo valioso del paso anterior que hicimos de tener un ID visible y entendible y no sólo el número de cédula, por ejemplo.
Dele clic al botón de más y verá todos sus clientes desplegados.
Y como ve, aquí queda asociado el registro y visiblemente podemos identificar quien hizo el pago.
Igualmente usted puede agregar columnas tipo lookup que se traigan de esa asociación de registros.
Sólo indique que campo quiere visualizar.
Por ejemplo, ahí pudo haber retornado la dirección de entrega de un producto. O en mi caso, el nombre del cliente.
De aquí para adelante es cuestión de su creatividad.
Pero, ¿qué pasa si ya tengo un App web o móvil y quiero aprovechar esta forma de poder llevar una base de datos sin escribir código?
Airtable tiene un API. Un API, si usted no sabe qué es, es una forma de extraer los datos que usted ingresó en Airtable y visualizarlos o utilizarlos en un aplicativo suyo.
Para esto, solo debe irse a airtable.com/api y consumirlo (esto ya le toca a un programador). No es nada del otro mundo para el o ella.
Imagínese que usted quiere mostrar en su App el perfil del cliente y sus pagos anteriores. Si volvemos al tema de las “capas del sistema” que anteriormente mencionamos, para lograr esto usted tendría que programar lo que popularmente se le llaman “mantenimientos”, pantallas internas de ingreso y gestión de datos, súper tediosas y súper necesarias.
Osea, para servirle a su usuario una página dónde vea su perfil y los pagos que le ha hecho, usted tendría que programar todo esto (lo marcado en rojo):
Para finalmente cumplir su acometido, darle el servicio al cliente.
Por otro lado, si usted usar Airtable, podría acortar el tiempo de creación casi un 80%.
¿Estará su cliente dispuesto a pagarle por tener un sistema de administración hecho en casa o será que le paga porque usted le sirvió rápido lo que él o ella necesita?
Tranquilamente olvídese de cosas que no dibujé en el diagrama pero que igual tendría que programar si crea su solución desde 0, tales como: manejo de usuarios, seguridad, publicación en la nube, etc, etc, etc.
Airtable tiene muchas más funcionalidades complejas como flujos, bloques, etc. Pero con esto mínimo, usted puede crear una MVP inclusive si ya tiene un website o app, en horas en lugar de semanas.
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Eso sería por esta entrada. Más adelante hablaré sobre el otro lado de lo que hablo en este post, hablaré en mi experiencia sobre lo mal entendido que está el tema de “MVPs” y cómo la competencia y los clientes nos obligan a entregar productos de cada vez mayor calidad, diferente a las décadas anteriores donde se acuñó ese término.
Suerte en la jornada y pura vida por suscribirse a este newsletter de CÓMOs y no de QUÉs 🙂.