🎯 OKRs en la vida real
Uno de esos temas que se lee y uno cree entenderlos, hasta que los implementa.
Disclaimer: El post me salió MUCHO más largo de lo que esperaba, le recomiendo no leerlo hasta que tenga tiempo. Lo tuve la capacidad de reducir su tamaño. 😕
Los OKRs son uno de esos temas que se leen y estudian, y uno cree entenderlos, hasta que los trata de implementar.
OKRs es un acrónimo de Objectives and Key Results, es decir, objetivos y resultados claves que se deben lograr. Son la forma en que uno puede definir:
Qué debería hacerse (Objectives)
Cómo darse cuenta que uno va en el camino correcto a lograrlo (Key Results).
Por ejemplo, si uno quiere duplicar ventas (objetivo) debe definir cómo saber que va a lograrlo, por ejemplo, levantar leads (key result).
Una simple búsqueda en Google lo lleva a uno a videos, libros y decenas de recursos sobre qué son. Casi ninguno muestra realmente un proceso para implementarlos con éxito o ejemplos reales que uno pueda usar para crear sus propios OKRs.
De hecho, me tomó meses de a mi implementarlos para lograr articular una versión realmente usable y útil con una herramienta para trackearlos. 🚨 Spoiler alert: creé una plantilla de Airtable para trackearlos e inclusive diagramar el avance.
Si usted ya intentó implementarlos, seguramente se encontró con dudas como…
¿Cuántos debería hacer para mi empresa? ¿Son demasiados o muy pocos?
¿Cómo sé si son los correctos?
¿Cada cuanto darle seguimiento?
¿Cómo concilio los objetivos de empresa con los que cada departamento o persona tiene?
Cambio algo. ¿Cómo los ajusto?
¿Por donde comienzo?
¿Por qué Key Results y Objectives de departamento?
Si usted ya siente que los implementó con éxito, podría mejor salirse de este post para no confundirle. 🙂
Aquí voy a mostrar, no sólo públicamente parte de los OKRs del Q1-Q4 2021 de NeoClinic, sino también el método que utilizamos para llegar a ellos y el proceso de refinado.
Típicamente se ven como diagrama similar a este:
Un objetivo debe ser el futuro que deseamos lograr, y debe cumplir con las siguientes características:
Una meta ambiciosa. Si no lo es, no va a llevar al equipo a buscar soluciones creativas y lograr trabajo que valga la pena. Al fin y al cabo, si no definimos metas ambiciosas, ¿para qué emprender?
Descriptivo y claro. No necesariamente debe ser cuantitativo, de hecho, he encontrado que es mejor que sea cualitativo.
Tener a alguien asignado. Esa es la persona final responsable de ese objetivo. Esto es clave para lograr que las cosas pasen. Cuando las cosas no tienen un champion, no se mueven.
Un Key Result es una forma de medir si se está logrando ese objetivo. De ahí se desarrollan planes para llegar a las metas.
Igual de ambiciosos. Algunos libros indican que los KRs típicamente se alcanzan sólo a un 70%, osea, se sabe que no se van a cumplir 100% y está bien.
Medibles. Deben ser cuantitativos, véalos como indicadores en un dashboard.
Limitados a un período de tiempo. Debe poder saberse cuándo se logran, tener un período de tiempo para decidir si se cumplieron o no.
Claros. Key Results ambiguos le hacen mucho daño a su empresa.
En general, se ven como este ejemplo:
Los objetivos “bajan” a nivel de departamento (e inclusive a nivel de persona), por ejemplo:
Lo primero que nos ayudó en NeoClinic fue definir el propósito de la empresa de forma clara y concisa. No sólo eso, sino repetirlo e interiorizarlo, e usarlo para asegurar que lo que hacemos es intencional. Este debe ser típicamente atemporal y no hablar de la solución. Se parece a lo que algunos llaman un Massive Transformative Purpose.
Nuestro propósito en NeoClinic es:
Erradicar los problemas asociados al consumo de medicamentos.
Sólo para contexto:
Los problemas relacionados al consumo de medicamentos son situaciones que enfrentan los usuarios de medicamentos que van desde efectos adversos y errores médicos, hasta choques entre su medicación con alimentos y otros medicamentos. Ellos pueden llevar al paciente a tener una calidad de vida degradada o hasta la muerte. Es un problema tan grande que en USA representa $672,000 millones de dólares al año en mortalidad y morbilidad (70% del presupuesto de la milicia).
Una vez que usted tenga su propósito claro, defina claramente qué es su compañía.
En nuestro caso, llegamos a la siguiente frase:
NeoClinic es un servicio de acompañamiento a la medicación que brinda a pacientes crónicos terapias con medicamentos más seguras, efectivas, eficientes y con mejor experiencia.
El formato que usé es normalmente utilizado por comunicadores para exponer una idea de manera clara y concisa. Es una simple combinación del QUÉ (lo que ustedes son), QUIÉN (usuario objetivo a impactar) y WOW (el factor diferenciador y único, que impacta al usuario).
Seguido, defina el objetivo general del año. Algo descriptivo, que incluya lo que debe hacerse y cómo. Esto es una prosa que será el fundamento de sus OKRs. Trate de cubrir las etapas principales de su trabajo.
No escatime en tiempo para comunicarlo y repetirlo a su equipo. Este dependerá del momento en que está su compañía y qué desea lograr.
Nuestro objetivo general del 2021 es:
Extraer la retroalimentación correcta para crear la tecnología y fundamento científico necesario para mejorar la farmacoterapia de pacientes crónicos y distribuir la tecnología a miles de personas.
En nuestro caso, nuestra empresa tiene un plan a largo plazo que tiene un framework de 3 secciones de de-risking y de validación (tecnología, ciencia y negocio). Me limitaré sólo a hablar del momento en el que nos encontramos ahora.
Cómo ven, nuestro objetivo actual no es necesariamente vender (que es un medio para un fin) es crear un fundamento para luego escalar y llevar a todo usuario de medicamentos.
Definido todo esto, caemos a los OKRs. Qué debemos hacer para decir que estamos teniendo éxito y cómo lograrlo.
Teniendo en cuenta el objetivo general podemos ver 3 “secciones” que posteriormente se convierten en los objetivos nivel empresa (ojo en la manera que lo razono, ya que esto para mi, es clave para saber por dónde comenzar): 1. tener una base de usuarios, así podemos 2. probar los features y beneficios que damos, y 3. crear tecnología de automatización que requerimos basado en eso.
Paso 1: definir los objetivos a nivel compañía. Cada departamento tendrá sus propios objetivos, pero deben ser “heredados” de los Objetivos de la compañía para asegurar alineamiento.
Viendo el racional anterior, redactamos nuestros 3 objetivos de empresa así:
Probar que el servicio mejora la farmacoterapia en masa.
Crear la tecnología para generar valor al paciente.
Crear una base de usuarios real que use el servicio.
Pro tip: Trate de que los objetivos de empresa sean simples, tengan una retórica detrás y todos en su empresa los entiendan.
Cabe la pena indicar el estado de validación en que nos encontramos para contexto.
Ya ejecutamos un piloto de validación durante el 2020 con más de 250 usuarios, una retención del 99.5% y satisfacción del 97%.
Eso significa que nuestro objetivo es probar que podemos escalar nuestro servicio. Esto lo explico para que se entienda qué son realmente los objetivos que tenemos, sino la explicación puede perderse al no saber el momento en que existen esos objetivos, lo cual es fundamental. Sus objetivos en año 1 serán muy diferentes del año 2, o inclusive entre meses.
Paso 2: Definir los resultados clave (Key Results) para cada uno de los objetivos. Se debe tomar cada uno de los objetivos y “desgranar” qué es un indicador que nos ayude a saber si ese objetivo se cumplirá.
En nuestro caso el objetivo #1 “Probar que el servicio mejora la farmacoterapia en masa” tiene los siguientes Key Results.
Tener un NPS de al menos 70 puntos para el final del Q4 del 2021.
Tasa de retención compuesta de 95% para el Q4 del 2021.
Retención promedio de 12 meses para el Q4 del 2021.
Pro tip: Además del key result en formato <qué> <cuánto> <cuándo>, se debe definir el método de medición (por ejemplo, puede venir de una métrica de su CRM).
Pro tip 2: Los Key Results idealmente también deberían tener un asignado.
Paso 3: Objetivos a nivel de departamento para lograr cada objetivo de compañía. Estos son objetivos en el tiempo, específicamente para lograr un objetivo mayor. Se ven algo así:
No deben confundirse con los key results (que son más un tipo de indicador para ver si el objetivo se cumple). Estos objetivos de departamento deben estar asociados a un objetivo de compañía y tener sus propios Key Results.
Pro tip: Para evitar confundir los Key Results de un Objetivo de empresa con los Objetivos de departamento, cambie el nombre de Key Result a Indicador. Verá como su mente lee diferente lo que escribe.
Por ejemplo, asociado para nuestro objetivo #1 “Probar que el servicio mejora la farmacoterapia en masa” nuestro departamento clínico tiene el siguiente objetivo “Dar la mejor atención farmacoterapéutica posible” el cual tiene los resultados clave siguientes:
5 guías de actuación por patología para el Q1 del 2021.
100% de perfiles de paciente validados por farmacéutico para el Q4 del 2021.
Otros más…
La idea es la siguiente:
El departamento debe cumplir sus objetivos (medidos por sus propios resultados clave) para que la compañía logre sus objetivos (medidos por sus propios resultados clave). De tal forma, midiendo los resultados clave nos vamos cuenta si estamos en la dirección correcta o si hay que ajustar algo.
Pro tip: Lea el avance que lleva en redacción, trate de visualizar en su mente si cubre todo lo importante que su empresa debe lograr y cómo lo están logrando. Por ejemplo: Tenemos el objetivo de Probar que el servicio mejora la farmacoterapia en masa lo logramos con un NPS de 70 pts, tasa de retención compuesta del 95% y una retención promedio de 12 meses, para lograr esto, el Departamento Clínico debe Dar la mejor atención farmacoterapéutica posible y eso lo medimos creando 5 guías de actuación por patología, validando el 100% de perfiles y …
El resultado final parece un árbol, pero no es un diagrama simple de visualizar. Esto creo que es una razón de por qué la gente se pierde con los OKRs en la vida real.
¿Qué otros tips le puedo dar?
Una vez que inició, purgue los indicadores que no hacen sentido, se va a dar cuenta que hay cosas que no hace sentido medir, es más caro medirlos que el valor que traen o simplemente es mejor medir otra cosa. No tenga miedo en modificarlos.
Si bien todos libros recomiendan 5 objetivos por persona y 5 key results por objetivo, yo encuentro eso un exceso. ¿25 cosas que controlar para una sóla persona? Le recomiendo que haga 3 objetivos por persona y máximo 4 KRs por cada uno.
Mida y registre el avance de esos OKRs. Ponga una reunión semanal donde cada uno reporta el avance. Los OKRs son un panel de control que le dicen como va su empresa, revisitar esos indicadores es como ver el tablero del carro.
Cuando uno hace una sesión de seguimiento de OKRs es fácil sesgarse. Por ejemplo, pensar “¿Qué tanto nos falta para lograr el objetivo para el Q1?” “¿Falta 10 para llegar a 100” y uno se vuelve muy operativo y comparativo. Pierde la perspectiva estratégica. Así que ponga una reunión mensual donde NO se revisen los números, si no las métricas en sí, y pregunte ¿Estamos midiendo lo correcto? ¿Será que hay una mejor forma de lograr esto? ¿Qué ha cambiado en nuestra operación que debe verse reflejado en los OKRs?
Finalmente, hice una plantilla súper simple para medir los OKRs de cualquier empresa, visualizarlos, filtrar y llevar avance de números. Aquí un video de 2 min explicando cómo se usa.
Herramienta en Airtable: https://airtable.com/shr6IcmlXF5yNtdAx
Video explicativo: https://www.loom.com/share/6667b62562c140f6925d1fa3a5955c1b
Finalmente 2, si usted hace sus OKRs y quiere una visión externa revisándolos, con gusto puedo darle unos 10 minutos para leerlos, mi correo es w@waltermontes.com así como usted, amig@ emprendedor, sé que es difícil tener gente alrededor con quien se pueda recibir apoyo para estas cosas tan “raras”.